Op 1 mei 2023 trad voor ondernemingen de tweede fase van de e-facturatieverplichting bij overheidsopdrachten in werking. Ondernemers zullen facturen elektronisch moeten verzenden als die voortvloeien uit een overheidsopdracht of concessie waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan 30.000 euro (excl. btw) en die vanaf 1 mei 2023 zijn bekendgemaakt.

Een elektronische factuur is een factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt.^[1] Het mag geen e-mail met een aangehecht Word-, Excel- of pdf-bestand zijn. Het gaat om een gestructureerde elektronische factuur in een xml-formaat volgens de PEPPOL bis standaard.

Daarnaast moeten elektronische facturen voldoen aan de Europese norm voor elektronische facturering EN 16931-1: 2017 en CEN/TS 16931-2: 2017. Elektronisch facturen bevatten minimaal de volgende kernelementen:

• proces- en factuurkenmerken
• factuurperiode
• informatie over de verkoper en de koper
• informatie over de begunstigde van de betaling
• informatie over de fiscaal vertegenwoordiger van de verkoper
• verwijzing naar de overeenkomst en de leveringsdetails
• betalingsinstructies
• informatie over kortingen of toeslagen
• informatie over de factuurposten
• totalen op de factuur
• de uitsplitsing van de btw per tarief.^[2]

Aanbesteders zijn verplicht om de elektronische facturen die naar hen worden verstuurd, te ontvangen en te verwerken.

Deze tweede fase brengt ons dichter bij de algehele verplichting van elektronische facturatie voor overheidsopdrachten. Het koninklijk besluit van 9 maart 2022 dat de modaliteiten voor de verplichte e-facturatie vaststelt, voorziet namelijk in een gespreide inwerkingtreding . Voor de facturen die voortvloeiden uit een overheidsopdracht of concessie waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de drempels voor de Europese bekendmaking en die vanaf 1 november 2022 werden bekendgemaakt, was de elektronische facturatie al verplicht. Vanaf 1 november 2023 zullen ook de overige overheidsopdrachten en concessies, met een waarde onder de 30.000 euro, verplicht worden gesteld voor elektronische facturatie in een derde en laatste fase.

Aanbesteders zijn niet verplicht om hun facturen elektronisch te laten toekomen wanneer de geraamde waarde van de overeenkomst lager is dan of gelijk is aan 3.000 euro (excl. btw).

Ook voorziet de Wet Overheidsopdrachten in een specifieke uitzondering voor opdrachten geplaatst door autonome overheidsbedrijven zoals bedoeld in artikel 54/1 van de wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven (bijv. Proximus) of door personen die genieten van bijzondere of exclusieve rechten.[3]

Twijfelt u over de toepassing van deze regels voor uw onderneming? Contacteer ons dan voor een gesprek.

[1] Artikel 2, 58° Wet Overheidsopdrachten 2016.

[2] Artikel 14/2 Wet Overheidsopdrachten 2016. Deze technische omschrijving is vooral interessant voor softwareontwikkelaars die uw boekhoudpakket moeten klaarmaken om via deze Europese norm facturen te ontvangen, verwerken en betalen.

[3] Artikel 14/1 lid 3 Wet Overheidsopdrachten 2016.